★youtubeにアップしました。
【現役営業マン直伝】《隙間時間の活用＝もう古い？》明日から使えるスピードアップ仕事術
少し前までは、「残業をしてでも、たくさん仕事をして成果した人が評価される」時代だったと思います。
でも今はできるだけ残業せずに定時で帰って、かつ成果を出す。そんな人が「できる人」とされてますよね？
やっぱり仕事が遅い人で、周りから「できる人」って言われる人はいないと思います。
でも、口で言うのは簡単だけど、なかなか難しいですよね・・・。
特に新入社員、若手社員の人は、今の業務をこなすのに精一杯で、効率化なんて、考える余裕はないと思います。
今回は、そんな、自分の仕事をスピードアップさせたいけど、どうすれば時短・効率化・生産性向上ができるのかについて、
誰もができる４つのコツを、4分弱のアニメーション動画にしました。
そのコツは、次の４つです。
１.いつまでも自分でボールを持たない
２．隙間時間を作らない
３.一度開いたメールは未読に戻さない
４.過去の経験を引き出しに入れておく
いつまでも自分でボールを持たない
まず、一つ目のコツは「いつまでも自分でボールを持たない」です。
仕事が遅くなる原因の一つは「悩んでる時間」です。
分からないことがある時や、誰かに相談したいけど迷う時。何時間、何日も一人で悩んでないでないでしょうか。
でも何日かけても、結局、最初に「こうしようかな」って思ったことと、
結論ってそんなに変わらないと思います。
それなら自分が抱えてるボールは、すぐに他の人にパスしたほうがいいです。
悩んだ時間＝「ロス」です。
隙間時間を作らない
二つ目のコツは「隙間時間をつくらない」です。
移動中にスマホでメールをチェックするのは、やってる方は多いのではないでしょうか。
いわゆる隙間時間の「活用」です。
しかしもっと高度なのは、「隙間時間を作らない」ことだと、私は思います。
たとえば朝出社したら、まず第一に何をしていますか？
なんとなく、メールチェックから始めてないでしょうか。
その後、メールチェックが終わったら、何をしていますか。メールチェックが終わってから、考え始めてないでしょうか？
その、次に何をやるかを考える時間＝「隙間時間」です。
手帳やスマホアプリでスケジュールを管理してる方も多いと思いますが、
スケジュールに書き込むのは、「アポイント」や「会議」等、いわゆる”他者と行う予定”ではないでしょうか。
その合間が、隙間時間になってしまってると思います。
なお、私は仕事の終わりに、次の日のスケジュールをポストイットに書いて、
机に貼ってからいつも帰っています。
そうすると、次の日に「何やるんだっけ？」と迷う時間なく、すぐに仕事に取り掛かれるので、非常におすすめです。
一度開いたメールは絶対未読に戻さない
３つ目は「一度開いたメールは絶対未読に戻さない」です。
一度開いたメールを「何だかややこしそうだから、後でやろう」と思って、後回しにし、
未読に戻すことはないでしょうか。
「一度読んだメールをもう一度読み直す時間」は非常に無駄です。
せっかく読んでしまったのだから、今終わらせて、そのメールを消してしまったほうが、効率的です。
今やっても後でやっても、結局「やらなければならない」という事実は変わらないですし、
ややこしいことは、今やっても後でやっても、結局「ややこしい」からです。
私も以前は、「優先順位」を意識して、「今やると大変だし、緊急性が高くないから、後回しにしよう」と思って、よく一度読んだメールを未読にしていました。
しかし、仕事ができる先輩にこれを教わり、それからはずっと、「絶対に未読に戻さない」を意識しています。
過去の経験を引き出しに入れておく
４つ目の「コツは過去の経験を引き出しに入れておく」です。
できる人は、「判断」が早い、と思います。
その判断の早さが、成果を生み出しているコツでもあるのかもしれません。
そのためには、判断するための「引き出し」をたくさん自分の中に持っておくことが大事であると考えます。
そして、その引き出しを作る秘訣が、「経験」だと私は思います。
判断を求められた時に、過去に全く同じケースに遭遇していたら、それはもちろん、その時と同じ判断をすればいいと思います。
しかし、「全く同じケース」なんて起きることは滅多にないと思います。
相手や状況など、少し違うことがたいていです。
その時に、いかに過去の経験（類似のケース）から、学んだ教訓を記憶から引っ張り出して、判断の参考にするか、
それができるかどうかで、判断のスピードは非常に大きく変わると思います。
例えば、お客様から値下げ交渉をされた時。
できる人は「以前に他のお客様で値下げを要求された時は、あんな資料を見せて納得してもらえたから、
じゃああの時と同じように、ああいう資料を、いつまでに出そう。じゃあその資料を作るために、いつまでに誰に情報をもらおう」
とすぐに判断し、すぐに動くと思います。
それは、過去の成功や失敗から「うまくいった理由」や「失敗した原因」（「二度と同じ失敗を繰り返さないために、自分が変えるべき行動」）をとことん考え、
引き出しの中に入れて、すぐに出せる状態にしてるからです。
しかし、残念ながら、できない人は、過去の経験は、特に教訓抽出などをせず、「あ～終わってよかった」「うまくいった」で
済ませてしまう傾向にあります。
そのため、きちんと経験から、今後に活かせる教訓を抽出し、自分の財産にしておくことが重要です。
この習慣、積み重ねは、1年後、5年後、10年後に大きく差をつけることになると思います。
まとめ
今回のまとめです。
１.いつまでも自分でボールを持たない
２．隙間時間を作らない
３.一度開いたメールは未読に戻さない
４.過去の経験を引き出しに入れておく
他にも、明日から使えてすぐに効果が出る、仕事術をyoutubeで紹介しているので、ぜひご覧ください！
